Nomenclator arhivistic

Nomenclatorul arhivistic reprezinta un instrument de lucru in arhiva unui creator de fond, ce se formeaza dintr-o lista sistematica a tuturor categoriilor de documente, create in decursul unui an, grupate pe compartimente, potrivit organigramei respectivei unitati , iar in cadrul acestora pe probleme si termene de pastrare.

Nomenclatorul arhivistic se întocmește potrivit articolului 8 din Legea Arhivelor Naționale nr 16/1996 și a modelului prevăzut în anexa nr.1 din lege.

Pentru întocmirea nomenclatorului arhivistic trebuie să se implice conducerea unității, care să solicite, propuneri de la toate compartimentele. Pentru realizarea Nomenclatorului sunt necesare Organigrama și Regulamentul de Organizare și Funcționare a instituției creatoare a documentelor de arhivă. Nomenclatorul se va modifica numai atunci când se va schimba structura organizatorică a instituției, sau în cazul în care acesta are nevoi de completări cu noi categorii de documente ca urmare a dezvoltării atribuțiilor compartimentelor.

După elaborare, Nomenclatorul Arhivistic trebuie aprobat de conducerea instituției creatoare de documente și confirmat de Arhivele Naționale pentru unitățile centrale și de către Serviciile Județene ale Arhivelor Naționale pentru Unitățile Teritoriale.

Gruparea documentelor pe baza Nomenclatorului are mare însemnătate nu numai în activitatea curenta ci și pentru activitățile ulterioare: consultarea unităților arhivistice, inventarierea și selecționarea acestora, valorificarea informațiilor din documente.

În cadrul compartimentului, mai întâi cuprindem dosarele, apoi cele preconstituite. Ordinea dosarelor în cadrul compartimentului se stabilește în funcție de importanța actelor ce le compun.

În nomenclator grupele de documente se repetă de atâtea ori de câte ori se creează în activitatea unității de către diferitele sale compartimente.

Nomenclatorul arhivistic se întocmește sub forma unui tabel în care se înscriu, pe compartimente, categoriile de documente grupate pe probleme și termene de păstrare. În tabel, compartimentele sunt așezate după organigrama unității.