Prelucrare arhivistica

Operatiunea de prelucrare arhivistica reprezinta o actiune vasta si bine structurata, astfel ca acest tip de operatiune se efectueaza atat la sediul nostru cat si la sediul beneficiarului.

Procesul de prelucrare se desfasoara in mai multe etape, conform legislatiei in vigoare (legea Arhivelor Nationale 16/1996, cu, completarile legii 138/2013). O prima etapa in prelucrarea arhivistica il reprezinta intocmirea nomenclatorului arhivistic, daca beneficiarul nu dispune de acest document. Orice unitate creatoare de documente (institutie publica, societati comerciale, etc) trebuie sa-si intocmeasca propriul nomenclator arhivistic, astfel ca  acesta reprezinta documentul ce sta la baza organizarii fondului arhivistic. Nomenclatorul arhivistic se constituie  pe structura organigramei interne. Acesta cuprinde tipurile de documente create la nivel departamental si termenele de pastrare ale fiecarui tip de document.

Urmatorul pas in prelucrarea arhivistica il reprezinta ordonarea documentelor, operatiune ce presupune sortarea documentelor pe ani si compartimente, iar in cadrul acestora, pe tipuri de probleme ( alfabetic, cronologic, structural, etc). Dupa sortarea documentelor se analizeaza continutului dosarelor, se stabileste indicativului din nomenclator si a termenului de pastrare.

Dupa realizarea acestor operatiuni, urmeaza alte tipuri de actiuni, cum ar fi:  constituirea  unitatilor arhivistice sau a dosarelor,  certificarea filelor din dosare, numerotarea documentelor
etichetarea dosarelor, cu inscrisurile necesare identificarii documentelor, conform legislatiei,
sigilarea unitatilor arhivistice, inventarierea dosarelor constituite – in format fizic si in format electronic.
O etapa importanta in prelucrare arhivistica o reprezita selectionarea documentelor cu termene de pastrare expirate, se realizeaza prin  intocmirea documentatiei legale privind evidenta documentelor ce vor fi casate. Iar un ultimo pas il reprezinta aranjarea arhivei la raft.