Fondare documente

Fondarea arhivei reprezinta operațiunea arhivistică de determinare a apartenentei  a documentelor  care aparțin unui creator.

Pentru efectuarea operațiunii arhivistice de fondare documente se întocmește un plan metodic de lucru care cuprinde:

• Date succinte referitoare la înființarea creatorului, anii extremi ai existenței acestuia, sfera de activitate, schema de organizare și modificările survenite în timp, denumiri conform legislației de înființare si funcționare a unității, sediul;
• Date referitoare la fond: cantitatea documentelor, sistemul de constituire a arhivei, ani extremi, eventualele lipsuri de documente din fondul respectiv și cauzele lor, starea de conservare a documentelor, locurile anterioare de depozitare, informații privind instrumentele de evidența și modul folosirii lor;
• Schema de ordonare a documentelor, dacă este alta decât schema de organizare a unității creatoare;
• Stabilirea operatiunilor ce urmează a fi efectuate și ordinea executarii lor; sistemul de ordonare, sistemul de inventariere, modul de selecționare, categoriile de documente ce urmează a fi eliminate în procesul de prelucrare (ordonare, inventariere), cotarea, modul de constituire sau reconstituire a unităților arhivistice, alte indicații necesare precizării sistemului de lucru;
• Forțele de muncă antrenate în respectivele activități arhivistice și termenul de executare;
• Bibliografia referitoare la creatorul fondului și la fond.